...
Pre potreby evidencie počtu zbierkových predmetov, katalogizácie (napr. ak je praktickejšie popísať časti ako samostatné záznamy), správy zbierok (napríklad pohyb , alebo vystavenie len časti diela) a správy digitálnych záznamov je potrebné zvážiť rozspis rozpis zbierkových predmetov na záznam pre celok a pre jeho časti. Pravidlá sa líšia podľa jednotlivých výtvarných druhov , alebo typov diel. Pre zápis častí, u pri ktorých sa opakujú viaceré údaje na zázname, je vhodné použiť funkciu Kópia.
Viac diel na jednom nosiči
- viacero kresieb , alebo grafík na jednom papieri
...
Záznamy častí popisujú jednotlivé diela, napríklad nátlačky z viacerých štočkov na jednom grafickom liste (Stav záznamu: pomocný záznam) - voliteľné
príklad
Skicáre
...
, albumy
Záznam pre celok popisuje celý skicár, album (resp. jeho obal) - povinné. Stav záznamu: dielo katalogizované
Záznamy pre časti popisujú jednotlivé listy - povinné. Stav záznamu: pomocný záznam
SGB G 8369 (celok - album)
...
Predná strana a zadná strana môžu mať samostatné záznamy (odlíšené napr. /a /b) , ale rovnako je možné Stav diela: pomocný záznam
Možné vytvoriť len jeden záznam (/a,b) Stav diela: Dielo katalogizované
SNG K 52/a (časť - predná strana)
...