Zhrnutie
CEDVU v súvislosti s agendou akvizície pracovníkom galérií ponúka:
- vytváranie záznamov zbierkových predmetov pred ich nadobudnutím
- vytváranie návrhov na akvizíciu (napríklad vrátane údajov ako Zdôvodnenia pre akvizíciu
- zápis údajov do návrhu na akvizíciu (návrhových listov)
- zaznamenanie výsledkov zasadania komsie na tvorbu zbierok
- tlač Návrhu na zaradenie
- tlač Prírastkovej knihy
- evidovať záznamy o zbierkových predmetoch, ktoré boli navrhnuté, ale komisiou boli zamietnuté
Postup pri akvizícii
Vytvoriť záznamy zbierkových predmetov
Kurátor vytvorí nový záznam zbierkového predmetu navrhovaného na akvizíciu (Typ zbierky: pracovná !) so všetkými údajmi z prvostupňovej evidencie
Upozornenie
TIP
Pre vytvorenie ďalších záznamov (napr. z rovnakého súboru) môžete použiť funkciu Vytvorenie kópie záznamu.
Vytvoriť Nový návrh na akvizíciu diel
Kurátor vytvorí Nový návrh na akvizíciu diel (položka v menu Procesy), kde zadá povinné údaje:
- Kurátor (meno kurátora predkladajúceho návrh, nemusí to byť kurátor do ktorého zbierky bude dielo po akvizícii patriť)
- Stav (automaticky vkladaný údaj o stave akvizície - Vytvoriť, Zvolať komisiu, Registrovať, Ukončená)
- Organizácia (galéria)
- Predložený (automaticky sa ukladá dátum vytvorenia Návrhu)
- Zodpovedný (osoba zodpovedná za zápis návrhu do CEDVU)
Vytvoriť Nové dielo akvizície (návrhový list)
Kurátor v okne Nové dielo akvizície (elektronická verzia návrhového listu na nadobudnutie) zadá povinné údaje:
Dielo (tlačidlo Priradiť, v okne Správa záznemov vybrať príslušné dielo akvizície)
Vlastník (tlačidlo Priradiť, v okne Pridať autoritu vybrať Vlastníka diela, resp. požiadať o vytvorenie novej autority)
Adresa (voľný text - aktuálna adresa Vlastníka)
Typ (číselník Typ nadobudnutia, napr. dar, nákup...)
Stav (automaticky Nový)
Zdôvodnenie návrhu (voľný text - dôvod pre nákup diela do zbierok)
TIP
Posunúť ďalej návrh na akvizíciu
Ak má kurátor zapísane všetky diela akvizície, v okne Vytvoriť návrh na akvizíciu posunie návrh ďalej (stlačí Navrhnúť)
Vytvoriť novú komisiu
Pred spracovaním prvého návrhu na akvizíciu referent pre akvizíciu vytvorí nový záznam o komisii v okne Vytvoriť novú komisiu, prístupné cez tlačidlo Nový v okne Správa komisií, kam zapíše povinné údaje
- Názov (voľný text, názov komisie podľa interných pravidiel galérie s uvedením roku)
- Dátum (výber z kalendára, dátum zasadania komisie)
- Predseda (výber z autorít - v prípade ak nie je daná osoba zapísaná, je potrebné požiadať o jej vytvorenie)
- Zodpovedný (meno osoby zodpovednej za akvizíciu - automaticky vyplnené podľa mena používateľa ktorý prevzal akvizíciu)
- Poznámka (voľný text)
- tabuľka Návrhy na akvizíciu (systémom automaticky zobrazené záznamy o Návrhoch na akvizíciu pre danú komisiu)
Vytvorenie záznamu o komisii je potrebné pre zlučovanie jednotlivých návrhov na akvizíciu a opakujúcich sa údajov ako napr. Dátum zasadania. pre výstupy ako Prírastková kniha.
Spracovať akvizíciu
Referent pre akvizíciu otvorí návrh v Navigačnej lište vľavo (časť Zoznam úloh), resp. ju vyhľadá v okne Správa akvizícií a klikne Spracovať.
 |  |
Editovať údaje v návrhu pre akvizíciu po zasadaní komisie
Referent pre akvizíciu priradí Komisiu v Návrhu od kurátora
Doplní údaje na jednotlivých záznamoch v okne Editovať údaje akvizície, ktoré vyplynuli zo zasadania komisie:
- Stav (Nadobudnuté/Zamietnuté)
- Dátum nadobudnutia (napr. dátum podpisu zmluvy s vlastníkom)
- Schválená (cena schválená komisou)
- Riaditeľ (voľný text)
- Stanovisko riaditeľa (číselník - Doporučuje/Nedoporučuje)
- Interná komisia (voľný text - v prípade ak predchádza zasadnutiu komisie zasadnutie internej komisie)
- Dátum (výber z kalendára, dátum zasadania internej komisie)
- Komisia (voľný text - informácia o uznesení komisie, napr. počet hlasujúcich pre a proti)
- Prírastkové číslo (zápis prírastkového čísla podľa vyhlášky - rok/poradové číslo)
Po vyplnení všetkých údajov dá referent buď Dopracovať (ak zistil chybné údaje zadané kurátorom), alebo Registrovať (ak sú vyplnené všetky údaje)
Úplnosť údajov zadávaných v tomto kroku je možné skontrolovať v tabuľke Diela, kde sa zobrazujú v stĺpcoch položky Prír.číslo, Vlastník,Cena, Typ, Stav (všetky diela musia mať buď Nadobudnuté alebo Zamietnuté), Komentár - zdôvodnenie.
Doplniť údaje v Návrhu pre akvizíciu
Kurátor otvorí Návrh na akvizíciu v Navigačnej lište (časť Zoznam úloh) úlohu Doplniť údaje, na jednotlivých dielach doplní Inventárne číslo, skontroluje ďalšie údaje, dá Ukončiť
Po ukončení akvizície
Po úspešnom ukončení akvizície sú záznamy o nadobudnutých dielach zapísané do CEDVU ako záznamy Typ zbierky - Permanentná, ktoré je možné nájsť pod zapísaným inventárnym číslom a viacerámi údajmi z Návrhov na akvizície zapísanými v záložke Životný cyklus:
- Dátum (Dátum nadobudnutia z Návrhu na akvizíciu)
- Hodnota (Schválená cena z Návrhu na akvizíciu)
- Spôsob (Spôsob nadobudnutia z Návrhu na akvizíciu)
- Komisia (Názov komisie zo záznamu o komisii)
- Dátum zasadania (Dátum zo záznamu komisii)
- Predch. vlastník (Vlastník - autorita)
- Pôvodný typ zbierky (informácia o tom, že záznam bol vytvorený z Pracovnej zbierky)
- Zápis do knihy prírastkov (dátum ukončenia akvizície)
- Zapísal (meno používateľa uvedeného v Zodpovedný v Návrhu na akvizíciu)
- Zápis do evidencie (dátum ukončenia akvizície)
Tlač návrhu
V okne Správa akvizícií vyhľadáme príslušný návrhu na akvizíciu (alternatívne si akvizíciu otvoríme vyhľadaním diela cez inventárne číslo v Správe záznamov a v záložke Životný cyklus klikneme na lupu vpravho hore)
Otvoríme príslušnú akvizíciu a vyberieme konkrétne dielo, stlačíme Tlač návrhu
Tlač prírastkovej knihy
Popísaná v časti časti Často kladené otázky - Ako si v CEDVU vytvorím prírastkovú knihu?