...

Pojem evidencia pohybu a lokácia zbierkových predmetov (ZP) predstavuje evidenciu umiestnenia ZP: trvalá lokácia v depozitári, miesta jeho umiestnenia počas výpožičky (príprava na výstavu, vystavovanie, umiestnenie po ukončení výstavy), vrátenie do depozitára.
Modul pre správu zbierok a depozitárov sa zaoberá evidenciou pohybu jednotlivých ZP spravovaných inštitúciou (galériou) z dôvodu externých výpožičiek mimo inštitúcie ako aj interných výpožičiek a pohybov v rámci inštitúcie. Eviduje údaje o umiestnení ZP (dátumy, miesta, osoby, dokumenty) od momentu trvalého umiestnenia v mieste trvalej lokácie (depozitár) cez dočasné miesta uloženia, v ktorých sa postupne nachádza v priebehu výpožičiek (externý a interný pohyb), až po vrátenie ZP na miesto jeho trvalej lokácie. Umožňuje sledovať priebeh jednotlivých výpožičiek a interných pohybov ZP.
Typy ovládacích prvkov, ich funkcie a používanie ako aj typy položiek a zadávanie hodnôt do jednotlivých položiek, ktoré sa nachádzajú v pracovných formulároch (oknách) a záložkách, sú rovnaké ako v ostatných moduloch ISG-CEDVU a sú popísané v príručke ISG-CEDVU píručka pre používateľa.

1.1 Základné pojmy

• Výpožička – proces, pri ktorom je ZP premiestnený mimo miesta svojej trvalej lokácie
• Interná výpožička – výpožička, ktorá prebieha v priestoroch organizácie, ktorá spravuje premiestňovaný ZP
• Externá výpožička – výpožička, ktorá prebieha mimo priestorov organizácie, ktorá spravuje premiestňovaný ZP
• Trvalá lokácia – miesto (depozitár), kde má byť ZP uložený (uskladnený), ak nie je vypožičaný
• Interný pohyb – proces, pri ktorom je ZP premiestnený v rámci už prebiehajúcej výpožičky na iné miesto, ako je uvedené v zázname o výpožičke
• Záznam

...

• o výpožičke – záznam s údajmi o výpožičke zaznamenaný pomocou aktivity Správa pohybu diel vo formulári Vytvoriť nový pohyb diela
• Záznam

...

• o trvalej lokácii – záznam s údajmi o trvalej lokácii zaznamenaný pomocou Správy záznamov vo formulári Editovať záznam (záložka Interný pohyb)
• Záznam o internom pohybe – záznam s údajmi o internom pohybe zaznamenaný pomocou Správy záznamov vo formulári Editovať záznam (záložka Interný pohyb)

2. Evidencia pohybu zbierkových predmetov v ISG-CEDVU

...

Po kliknutí na voľbu Aktivity – Vytvoriť nový pohyb diela sa otvorí formulár s názvom s názvom Vytvoriť nový pohyb diela.




Formulár slúži na zápis údajov o pohybe ZP (ďalej výpožičiek) na základe príkazov na vydanie ZP z depozitára. Údaje o iných pohyboch, ktoré prebiehajú bez vystavenia príkazu na vydanie ZP v rámci prebiehajúcej výpožičky, budú evidované na zázname o diele (Správa záznamov, formulár Pozrieť záznam alebo Editovať záznam) v záložke Interný pohyb v tabuľke Interné pohyby.

...

Formulár Vytvoriť nový pohyb diela obsahuje dve záložky s názvami Základné a Diela a dokumentácias názvami Základné a Diela a dokumentácia. Záložka Základné obsahuje hlavne polia na zaznamenávanie údajov o výpožičke o výpožičke ako akcii. Záložka Diela a dokumentácia a dokumentácia obsahuje zoznam vypožičiavaných ZP a polia na zaznamenávanie údajov o konkrétnych ZP a ich a ich počet (v časti Diela) a obsahuje a obsahuje aj digitálne objekty a záznamy a záznamy dokumentov súvisiacich s výpožičkou s výpožičkou (v časti Dokumentácia).

2.2.1.1 Vytvoriť nový pohyb diela – záložka Základné

• Vytvorené – automaticky vypĺňané pole, ktoré zobrazuje meno používateľa, ktorý záznam vytvoril a dátum a čas, kedy bol záznam o pohybe (výpožička) vytvorený.
• Zmenené – automaticky vypĺňané pole, ktoré zobrazuje meno používateľa, ktorý záznam zmenil a dátum a čas, kedy bol záznam o pohybe (výpožička) naposledy zmenený.
• ID výpožičky – textové pole, do ktorého sa zapisuje identifikátor výpožičky. Spravidla je vytvorený podľa čísla príkazu na vydanie ZP z depozitára, na základe ktorého bola výpožička vytvorená (ak je číslo príkazu 1/2012, ID výpožičky bude 1/2012)
• Organizácia – pole typu číselník. Slúži na zadanie názvu organizácie, ktorá vlastní alebo spravuje ZP, ktoré majú byť premiestnené na základe výpožičky.
• Typ výpožičky – pole typu číselník. Ponúka možnosť výberu z možností: Interná výpožička, Externá výpožička, Dlhodobá výpožička, Úschova. Pre výpožičky v rámci inštitúcie (ZP sa v rámci výpožičky presúvajú v priestoroch organizácie v mieste sídla alebo v priestoroch vysunutých pracovísk) treba zadať hodnotu - Interná výpožička, pre výpožičky mimo inštitúcie – Externá výpožička, ak ZP majú byť vypožičané na dlhé obdobie (rámcovo roky) - Dlhodobá výpožička. V prípade potreby možno doplniť nové výrazy.
• Účel výpožičky – pole typu číselník na zadanie hodnoty pre účel výpožičky. Ponúka možnosť výberu z možností: Odborné spracovanie, Ošetrenie, Prezentácia, Kultúrno-vzdelávacia akcia, Vedecké bádanie. V prípade potreby možno doplniť nové výrazy.
• Udalosť – textové pole na presné alebo bližšie určenie udalosti, akcie, podujatia ap., na ktorú sa ZP požičiavajú (presúvajú). Ide najmä o názov výstavy, na ktorej budú ZP vystavované, názov prednášky, na ktorej budú diela prezentované, akcia – fotenie, paspartovanie (odborné spracovanie) alebo reštaurovanie (Ošetrenie). Pre zápis názvu akcie je odporučený tvar akcia: názov akcie (výstava: Nové Slovensko alebo prednáška: Kto sa bojí Denisy Lehockej?)
• Kontaktná osoba – textové pole na určenie osoby, ktorá je poverená zo strany vypožičiavateľa (organizácie, ktorá si diela požičiava) na komunikáciu a spoluprácu vo veci výpožičky. Zadáva sa v tvare Meno Priezvisko (prípadne aj telefonický kontakt alebo adresa).
• Vypožičiavateľ – pole typu autorita na zadanie názvu vypožičiavateľa (organizácia alebo fyzická osoba, ktorá si ZP požičiava). Konkrétna hodnota sa zadáva výberom zo zoznamu autorít ISG-CEDVU. V prípade interných výpožičiek je vhodné vybrať hodnotu, ktorá reprezentuje organizačnú jednotku inštitúcie (konkrétne oddelenie), ak sa v zozname autorít názov inštitúcie a názvy organizačných jednotiek inštitúcie nachádzajú. V prípade externej výpožičky treba vybrať autoritu reprezentujúcu celú inštitúciu. Pokiaľ sa požadovaný názov v autorite nenachádza, na požiadanie ho doplní pracovník oddelenia CEDVU a digitálnych zbierok, možno ho zapísať do poľa Spresnenie (za poľom Vypožičiavateľ).
• Spresnenie (za poľom Vypožičiavateľ) – textové pole na zápis spresňujúcich údajov k poľu Vypožičiavateľ.
• Lokácia – pole typu tezaurus na zadanie miesta, na ktoré majú byť ZP premiestnené. Konkrétna hodnota sa zadáva výberom z hodnôt tezauru Geografická oblasť. Pokiaľ sa požadovaný názov (lokalita) v tezaure nenachádza, na požiadanie ho doplní pracovník oodelenia CEDVU a digitálnych zbierok. V prípade externých výpožičiek stačí vybrať požadovanú hodnotu z tezauru z úrovne mesta, v prípade interných výpožičiek je vhodné vybrať hodnotu z úrovne pod názvom inštitúcie, teda organizačnú jednotku (konkrétne oddelenie), ak sa v tezaure názov inštitúcie a prípadne jeho ďalšie hierarchické delenie nachádza.
• Spresnenie (za poľom Lokácia) – textové pole na zápis spresňujúcich údajov k poľu Lokácia. Do tohto poľa sa zapisuje presnejšie určenie lokácie. Príklad: ZP vypožičané do GMB Bratislava a vystavené v Mirbachovom paláci: do poľa Lokácia sa vyberie hodnota Bratislava (v tezaure Geografická oblasť pod nadradeným termínom Slovensko) a do poľa Spresnenie sa zapíše Mirbachov palác.
• Začiatok výpožičky – pole pre zápis dátumu začiatku výpožičky. Do poľa sa zapisuje dátum (v tvare DD.MM.RRRR alebo sa pridá výberom z kalendára), kedy sa výpožička začala. Pri vytváraní nového záznamu o výpožičke sa do tohto poľa dočasne zapíše dátum vystavenia príkazu na vydanie ZP z depozitára. V momente vydania ZP z depozitára bude tento dátum nahradený dátumom vydania ZP (na účel predmetnej výpožičky ) z depozitára (ak výpožička obsahuje viac predmetov zapíše sa dátum vydania prvého z nich).
  Poznámka:
  Za začiatok výpožičky sa považuje dátum, kedy bol z depozitára na účel predmetnej výpožičky vydaný ZP (prvý predmet, ak výpožička obsahuje viac predmetov).
• Koniec výpožičky – pole pre zápis dátumu ukončenia výpožičky. Do poľa sa zapisuje dátum (v tvare DD.MM.RRRR alebo sa pridá výberom z kalendára), kedy bola výpožička ukončená. Za koniec výpožičky sa považuje dátum, kedy bol do depozitára vrátený ZP (posledný predmet, ak výpožička obsahuje viac predmetov) z predmetnej výpožičky. V špecifických prípadoch, keď sa diela od externého vypožičiavateľa vrátia späť do galérie, ktorá ich vypožičala, ale nie priamo do depozitára, sa za koniec výpožičky bude považovať tento dátum. Platí však, že do poľa Koniec výpožičky sa tento zapíše až po vrátení predmetov do depozitára.
• Predpokladaný koniec – pole pre zápis dátumu predpokladaného ukončenia výpožičky. Do poľa sa zapisuje dátum (v tvare DD.MM.RRRR alebo sa pridá výberom z kalendára), kedy má byť podľa dokumentácie výpožička ukončená. Tento údaj je zapísaný na príkaze na vydanie ZP z depozitára v časti predpokladaná doba trvania dočasného premiestnenia. V prípade predĺženia výpožičky sa tento dátum nahradí dátumom predĺženia, ktorý bude uvedený na dodatku k zmluve o výpožičke.
• Predĺženie výpožičky – pole pre zápis dátumu predĺženia výpožičky. Do poľa sa zapisuje dátum (v tvare DD.MM.RRRR alebo sa pridá výberom z kalendára), kedy bola výpožička predĺžená. Ak sa obe strany dohodnú na predĺžení doby výpožičky obyčajne je spísaný dodatok k zmluve o výpožičke. Dátum podpisu dokumentu sa zapíše do poľa Predĺženie výpožičky. Dátumom predĺženia uvedeným v dokumente sa nahradí pôvodná hodnota poľa Predpokladaný koniec.
• Začiatok vystavovania – pole pre zápis dátumu začiatku vystavovania ZP. Do tohto poľa sa zapisuje dátum (v tvare DD.MM.RRRR alebo sa pridá výberom z kalendára) odkedy bol ZP vystavený. Je to v podstate dátum začatia výstavy alebo akcie, na ktorú bol predmet vypožičaný – prvý deň konania výstavy/akcie.
• Koniec vystavovania – pole pre zápis dátumu konca vystavovania ZP. Do poľa sa zapisuje dátum (v tvare DD.MM.RRRR alebo sa pridá výberom z kalendára), dokedy bol ZP vystavený. Je to v podstate dátum ukončenia výstavy alebo akcie, na ktorú bol predmet vypožičaný – posledný deň konania výstavy/akcie.
• Stav výpožičky – pole typu číselník na zadanie hodnoty, ktorá charakterizuje v akom stave sa výpožička nachádza. Ponúka možnosť výberu z možností: Pripravovaná, Prebieha, Ukončená. Stav Pripravovaná znamená, že výpožička je vo fáze prípravy, prebiehajú prípravné procesy (manuálne aj administratívne); ZP sú pripravované na vydanie z depozitára. Stav Prebieha znamená, že ZP (všetky alebo aspoň jeden) boli vydané z depozitára, prebehol proces odovzdania a prevzatia ZP. Stav Ukončená znamená, že všetky vypožičané ZP boli vrátené do depozitára.
• Stanovisko UZ – textové pole ktoré slúžilo na zápis stanoviska úseku UZ k výpožičke. Momentálne sa nepoužíva.
• Podmienky výpožičky – textové pole na zápis špecifických podmienok výpožičky. Tieto podmienky sú uvedené vo výpožičnej zmluve.
• Súvisiace dokumenty – zložené pole vo forme tabuľky na zápis základných údajov o všetkých dokumentoch, ktoré súvisia s výpožičkou. S tabuľkou súvisia aj tlačidlá Nový a Odobrať. Tabuľka obsahuje polia Dokument, Číslo, Popis, Poznámka.
  Po kliknutí na tlačidlo Nový sa otvorí formulár na výber druhu dokumentu (Pridať položku tezauru Typ diela).
  Image Modified
  
  V záložke Štruktúra treba kliknúť na + pred položkou dokumenty k evidencii pohybu diel a zo zoznamu vybrať zodpovedajúci názov dokumentu (kliknutím na štvorček pred požadovaným výrazom) a stlačiť tlačidlo Vybrať. Týmto spôsobom sa dostane do tabuľky hodnota poľa Dokument. Ostatné polia sú textové, takže hodnoty sa zadávajú kliknutím na pole a zapísaním textového výrazu. Do poľa Číslo sa zapisuje číslo dokumentu (ako je uvedené na papierovej alebo elektronickej podobe dokumentu), ak dokument nie je číslovaný, zapíše sa tam písmeno „k" a za medzeru ID výpožičky (napr.: k 10/2012). Do poľa Popis sa môže zapísať (ak je to potrebné) doplňujúci popis k názvu dokumentu, prípadne, ak má dokument aj iné číslovanie a podobne. Do poľa Poznámka sa môže napísať doplňujúci text k dokumentu.
  Image Modified
  
  Poznámka – textové pole na zápis poznámok k výpožičke. Doň možno zapísať informácie o tom, že ZP budú ešte reštaurované alebo fotené (pred tým ako sa dostanú na miesto určené v poli Lokácia), prípadne, ak sa predmety nevrátili do depozitára a priamo boli premiestnené na iné miesto – údaje, ktoré sa budú zaznamenávať v interných pohyboch priamo na zázname o diele, alebo tam treba zapísať inventárne čísla ZP, ktoré inštitúcia spravuje, ale nie sú zapísané v ISG-CEDVU a majú byť požičané v rámci predmetnej výpožičky, alebo aj čísla zbierkových predmetov, ktoré boli vyradené z pôvodného zoznamu ešte pred ich vydaním z depozitára.

2.2.1.1.1 Povinné polia v záložke Základné 

a) Povinné polia pri vytváraní záznamu o výpožičke:
ID Výpožičky, Organizácia, Typ výpožičky, Účel výpožičky, Udalosť, Vypožičiavateľ (ak sa hodnota poľa nenachádza v autoritách a nebude doplnená, musí byť vyplnené pole Spresnenie za poľom Vypožičiavateľ), Lokácia, Začiatok výpožičky, Predpokladaný koniec, Stav výpožičky, Súvisiace dokumenty (všetky dokumenty, ktoré sú k dispozícii v momente vystavovania výpožičky aj s ich číslami)
b) Povinné polia pri uzatváraní záznamu o výpožičke
Okrem polí povinne vyplnených pri vytváraní záznamu o výpožičke treba povinne doplniť polia: Kontaktná osoba, Koniec výpožičky. Stav výpožičky (nastaviť na Ukončená), Súvisiace dokumenty (doplniť popis všetkých súvisiacich dokumentov aj s ich číslami)
Ak bola výpožička predĺžená musí byť vyplnené aj pole Predĺženie výpožičky.
Ostatné polia nie sú povinné

2.2.1.2 Vytvoriť nový pohyb diela – záložka Diela a dokumentácia

...

Image Modified
Záložka je rozdelená na dve časti - časť Diela a časť Dokumentácia

2.2.1.2.1 Vytvoriť nový pohyb – Diela a dokumentácia - časť Diela

...

2.2.1.2.1.1 Editovať výpožičku diela (Pozrieť výpožičku diela, Šablóna)

Po označení ZP v tabuľke a kliknutí v tabuľke a kliknutí na tlačidlo Editovať sa zobrazí formulár Editovať výpožičku diela


Položky vo formulári sú rozdelené do troch častí. V hornej sa nachádzajú položky obsahujúce  sčasti popisné údaje o ZP a údaje o jeho stave a sumách. Sú to Dielo, Zápožičná suma, Poistná suma, Kurátor, Stanovisko kurátora, Stav diela pred, Stav diela po. V strednej časti (Požičanie) sa nachádzajú položky zaznamenávajúce údaje o odovzdaní ZP z depozitára. Sú to Dielo odovzdal, Dielo prevzal, Dátum odovzdania. V spodnej časti (Vrátené/Presunuté) sa nachádzajú položky zaznamenávajúce údaje o vrátení ZP do depozitára. Sú to Dielo prevzal, Dielo odovzdal, Dátum vrátenia/presunu.
Naspodku formulára sa nachádzajú tlačidlá Potvrď (potvrdenie údajov), Help (pomoc), Zavrieť (zatvorenie formulára bez potvrdenia údajov).

• Dielo – základné údaje o ZP v tvare inventárne číslo a názov. Sú načítané automaticky so záznamu o diele v ISG-CEDVU.
• Zápožičná suma – textové pole na zápis hodnoty zápožičnej sumy v tvare suma a mena (150,- €). Je to suma, ktorá bola požadovaná ako odplata za vypožičanie ZP. Vo veľkej väčšine prípadov sa nevyžaduje – vypožičanie je bezplatné.
• Poistná suma – textové pole na zápis hodnoty poistnej sumy v tvare suma a mena (150,- €). Je to suma, ktorá je určená pre prípad poškodenia alebo straty ZP v priebehu výpožičky.
• Kurátor – pole typu číselník na výber kurátora ZP.
• Stanovisko kurátora – textové pole na zápis stanoviska kurátora k vypožičaniu ZP. Odporúča sa zapisovať v tvare súhlas alebo nesúhlas. Predpokladá sa, že pri vytváraní príkazu na vydanie ZP z depozitára bude k dispozícii zoznam predmetov schválený kurátorom a teda stanovisko bude súhlasné.
• Stav diela pred – textové pole na stručný popis stavu diela pred vypožičaním. Odporúča sa použiť výrazy dobrý, zlý, dielo poškodené.
• Stav diela po – textové pole na stručný popis stavu diela pri vrátení. Odporúča sa použiť výrazy dobrý, zlý, dielo poškodené. V prípade potreby zaznamenania podrobnejšieho popisu stavu diela možno informáciu uviesť v poli Poznámka k stavu dela v zázname o diele (formulár Editovať záznam – Životný cyklus)
  Časť požičanie
• Dielo odovzdal - textové pole na zápis mena a priezviska osoby, ktorá vydala ZP z depozitára, prípadne osoby, ktorá ho odovzdala na ďalší presun bez jeho návratu do depozitára.
• Dielo prevzal - textové pole na zápis mena a priezviska osoby, ktorá prevzala ZP od osoby, ktorá vydala ZP z depozitára, prípadne osoby, ktorá ho odovzdala na ďalší presun bez jeho návratu do depozitára.
• Dátum odovzdania - špeciálne pole na zápis dátumu, kedy bol ZP odovzdaný osobou zapísanou v poli Dielo odovzdal osobe zapísanej v poli Dielo prevzal. Dátum možno zapísať voľným textom (v tvare DD.MM.RRRR) alebo požadovaný dátum vybrať v okne s kalendárom.
  Časť vrátené/Presunuté
• Dielo prevzal - textové pole na zápis mena a priezviska osoby, ktorá prevzala ZP pri vrátení do depozitára (alebo pred jeho ďalším presunom bez jeho návratu do depozitára) od osoby, ktorej meno a priezvisko je zapísané v poli Dielo odovzdal.
• Dielo odovzdal - textové pole na zápis mena a priezviska osoby, ktorá ZP odovzdala pri vrátení z výpožičky osobe, ktorá ho vráti do depozitára (alebo odovzdá na ďalší presun bez jeho návratu do depozitára).
• Dátum vrátenia/presunu - špeciálne pole na zápis dátumu, kedy bol ZP pri vrátení z výpožičky odovzdaný osobou zapísanou v poli Dielo odovzdal osobe zapísanej v poli Dielo prevzal. Dátum možno zapísať voľným textom (v tvare DD.MM.RRRR) alebo požadovaný dátum vybrať v okne s kalendárom.
  Údaje, ktoré sú rovnaké pre viaceré ZP sa dajú zapísať hromadne pomocou tlačidla Šablóna. Pred použitím tohto tlačidla treba najskôr označiť záznamy, do ktorých ideme rovnaké hodnoty zapísať (rovnakým spôsobom ako v aplikáciách vo Windows – pomocou kláves Ctrl alebo Shift a klikaním na ľavé tlačidlom myši). Po kliknutí na tlačidlo Šablóna sa otvorí formulár pre vstup údajov, v ktorom sa vyplnia polia so zhodnými údajmi a potvrdia tlačidlom Aplikovať naspodku formulára. Údaje sa doplnia do všetkých označených záznamov. O dokončení operácie a o počte upravených záznamov upozorní informačné okno.

2.2.1.2.1.1.1 Povinné polia formulára Editovať výpožičku diela

...

Po potvrdení tlačidla Nový v časti Interné pohyby sa zobrazí formulár Vytvoriť nový interný pohyb.

...

3.1.1 Postup pri zápise nového záznamu o internom pohybe

...

Po označení aktuálneho interného pohybu a potvrdení tlačidla Editovať v časti Interné pohyby sa zobrazí formulár Editovať interný pohyb. Určený pracovník edituje interný pohyb pre potreby doplnenia údajov pri ukončení dočasného umiestnenia (ZP je premiestnený na iné miesto): 

• do položky Dátum do uviesť dátum, dokedy bol ZP premiestnený
• zmeniť hodnotu poľa Aktívne kliknutím do štvorčeka (aktívne) na (neaktívne)
• do poľa Poznámky doplniť ďalšie údaje, najmä meno osoby, ktorej bol ZP odovzdaný

...

Ukončenie interného pohybu vo viacerých záznamoch o dielach naraz sa vykoná nasledovne:

• v správe záznamov vyhľadať a označiť požadované záznamy, kliknutím pravým tlačidlom myši do tabuľky s vyhľadanými záznamami potvrdiť voľbu Šablóna (záložka Interný pohyb)
• vo formulári doplniť údaje do polí Dátum do, Poznámka (tam doplniť kedy kto komu odovzdal) a hodnotu poľa Aktívne nastaviť na zaškrtnutý štvorček - aktívne. Stav poľa Aktívny sa po pridaní zmien šablónou zmení na neaktívny.

...

Trvalá lokácia je miesto (depozitár), kde je uložený ZP, ak nie je vypožičaný.
Po potvrdení tlačidla Nový v časti Trvalé lokácie sa zobrazí formulár Vytvoriť novú lokáciu

3.2.1 Postup pri zápise nového záznamu o trvalej lokácii

Pred vytvorením nového záznamu o trvalej lokácii musia byť všetky predtým vytvorené záznamy o trvalých lokáciách ukončené, musí byť vyplnené pole Dátum do a zaškrtávacie pole Aktívne musí mať nastavený stav neaktívny (prázdny štvorček). Postup je popísaný v časti 3.2.2 Postup pri editovaní záznamu o trvalej lokácii.
Pri premiestnení ZP na nové miesto trvalej lokácie správca depozitára vytvorí na zázname o diele (v záložke Interný pohyb) nový záznam o trvalej lokácii:

• do poľa Oddelenie vyberie názov oddelenia, ktoré zodpovedá za údaje - miesta trvalých lokácií (depozitáre) a za ZP v nich uložené
• do poľa Dátum od uvedie dátum odkedy je miesto (uvedené v poli Umiestnenie) určené za trvalú lokáciu ZP
• do poľa Umiestnenie vyberie trvalú lokáciu ZP (čo najpresnejšie až po úroveň názvu miestnosti - depozitára)
• do poľa Spresnenie zadá spresnenie umiestnenia ( napríklad: regál 3 / polica 7 a podobne)
• do poľa Číslo príkazu uvedie číslo príkazu na základe ktorého bol ZP vydaný z depozitára za účelom premiestnenia do nového miesta trvalého uloženia - depozitár)
• do poľa Číslo zmluvy uvedie číslo zmluvy, ktorá súvisí s premiestnením ZP do nového depozitára (ak bola vystavená)
• zmení hodnotu poľa Aktívne kliknutím do prázdneho štvorčeka (neaktívne), na (aktívne)
• do poľa Poznámky uvedie doplňujúce údaje k trvalej lokácii
• tlačidlom Potvrď uloží údaje o trvalej lokácii 

...

Po označení aktuálnej trvalej lokácie a potvrdení tlačidla Editovať v časti Trvalé lokácie sa zobrazí formulár Editovať trvalé lokáciu. Určený pracovník edituje trvalú lokáciu najmä za účelom doplnenia údajov pri zmene trvalej lokácie (ZP je premiestnený na nové miesto trvalej lokácie): 

• do položky Dátum do uvedie dátum dokedy bolo uvedené umiestnenie určené ako miesto trvalého uloženia ZP - depozitár
• zmení hodnotu poľa Aktívne kliknutím do štvorčeka (aktívne) na (neaktívne)
• do poľa Poznámky uvedie doplňujúce údaje k  trvalej lokácii, najmä dôvod zmeny trvalej lokácie
• tlačidlom Potvrď uloží údaje o trvalej lokácii 

...

Jedným z výstupov modulu pre správu zbierok a depozitárov je lokačná karta ZP. Sú na nej zobrazené základné údaje o ZP, údaje o jeho trvalej lokácii a údaje zaznamenávané pri evidencii pohybu ZP. Obsahuje aj údaje o počte častí alebo kusov, z ktorých sa ZP skladá (napr. inštalácie). Posledne menované údaje sa evidujú na zázname o diele v záložke Interný pohyb v časti Údaje k trvalej lokácii.

Tlačidlo Nový - vytvorenie nového riadku v tabuľke
Tlačidlo Odobrať - vymazanie označeného riadku z tabuľky.

...

Správca depozitára zapíše údaje do poľa Počet častí a do jednotlivých polí tabuľky Zoznam častí: 

• do poľa Počet častí celkový počet častí, z ktorých sa skladá ZP - výtvarné dielo
• klikne na ikonku , vyroluje sa tabuľka s ďalšími údajmi
• klikne na tlačidlo Nový, vytvorí sa nový riadok v tabuľke
• klikne vo vytvorenom riadku do bunky pre pole Popis súčastí a dopíše požadovaný text
• klikne vo vytvorenom riadku do bunky pre pole Počet kusov a dopíše počet kusov popisovanej súčasti (ak sa dielo - inštalácia - skladá z 3 kníh do poľa sa zadá 3)
• klikne vo vytvorenom riadku do bunky pre pole Označenie; ak sú jednotlivé kusy označené (buď inventárnym číslom alebo iba jednoducho číslom alebo písmenom alebo inak) zapíše označenie všetkých kusov súčasti (napríklad: 1, 2, 3 pri väčších počtoch označených v nepretržitom rade za sebou sa dá použiť zápis v tvare 1 – 100, a – f)
• klikne vo vytvorenom riadku do bunky pre pole Poznámky a dopíše text poznámky
  Pri editovaní zapísaných údajov je postup rovnaký - na jednotlivé položky pred ich úpravou treba kliknúť 2x.
  
  

...

4.1.1.1 Popis polí digitálneho objektu

• Názov – textové pole na identifikáciu digitálneho objektu. Názov sa tvorí podľa Typu výpožičky a ID výpožičky, napr. ak je hodnota typu výpožičky Interná výpožička a ID výpožičky je 10/2012 Názov digitálneho objektu bude Interný pohyb 10/2012
• Popis – textové pole na spresnenie alebo podrobnejší popis digitálneho objektu. Používa sa skôr pri iných typoch digitálnych objektov.
• Organizácia – pole typu číselník na určenie organizácie, ktorá má v správe ZP, ktorých sa týka daná výpožička.
• Org. jednotka (organizačná jednotka) - pole typu číselník na určenie organizačnej jednotky (oddelenia, útvaru ap.), ktorá je poverená evidenciou pohybu ZP (jej zamestnanec vytvára samotný digitálny objekt).
• Autor – pole typu autorita, pre potrebu vytvorenia digitálneho objektu sa nevypĺňa
• Vytvorené – pole automaticky doplnené systémom podľa mena prihláseného používateľa a dátumu vytvorenia digitálneho objektu
• Typ diela – pole typu tezaurus, ktoré sa podobne ako pole Autor vypĺňa iba pri určitých typoch digitálnych objektov a tu sa nevypĺňa

4.2 Digitálny záznam

4.2.1 Popis polí digitálneho záznamu a spôsob ich vypĺňania

...

7.1 Zápis údajov pre jednoduché prípady pohybu ZP

7.1.1 Jednoduchý presun a vrátenie ZP

...

Pred ukončením a uložením záznamu o pohybe – výpožičky sa treba presvedčiť, či sú vyplnené všetky potrebné údaje. Ukončená výpožička sa už nedá editovať (iba s právami administrátora).
Podobným spôsobom sa evidujú rôzne kombinácie výpožičky s internými pohybmi:

• ZP budú presunuté z organizácie A do organizácie B a pri vrátení z B do A sa ZP nevrátia priamo do depozitára, ale na iné oddelenie (výstavné oddelenie, fotoateliér, reštaurátorské ateliéry a podobne), odkiaľ sa neskôr vrátia do depozitára
• interný pohyb (alebo niekoľko interných pohybov) prebehne pred samotným odovzdaním ZP z organizácie A do organizácie B aj po vrátení ZP od organizácie B.Rozdiel bude v počte dokumentov (najmä protokolov o odovzdaní a prevzatí ZP) a počte interných pohybov zaznamenaných na zázname o diele v záložke Interný pohyb v časti Interné pohyby. 

...

8. Druhy výstupov pre potreby modulu pre správu zbierok a depozitárov.

Z ISGZ ISG-CEDVU možno v rámci v rámci evidencie pohybu ZP vytvoriť rôzne výstupy: Kniha výpožičiek, Kniha výpožičných zmlúv,  Lokačná Lokačná karta ZP. Všetky výstupy sú vytvorené na základe požiadaviek a podkladov a podkladov SNG.
Výstupy Kniha výpožičiek a Kniha výpožičných zmlúv sa vytvoria pomocou tlačidiel v spodnej časti formulára Správa pohybu diel. Po označení požadovaných záznamov o výpožičke (v tabuľke nad tlačidlami) a po stlačení tlačidla s názvom výstupu sa vytvorí výstup vo formáte PDF.
Výstup Lokačná karta ZP sa vytvorí pomocou tlačidla v spodnej časti formulára Správa záznamov. Po označení konkrétneho záznamu diela treba kliknúť do priestoru tabuľky so záznamami pravým tlačidlom myši a v zobrazenom menu zvoliť Výpožičky. Vytvorí sa výstup vo formáte PDF.