...

1. Úvod

Pojem evidencia pohybu a lokalizácia lokácia zbierkových predmetov (ZP) predstavuje evidenciu umiestnenia ZP: trvalá lokácia v depozitári, miesta jeho umiestnenia počas výpožičky (príprava na výstavu, vystavovanie, umiestnenie po ukončení výstavy), vrátenie do depozitára.
Modul pre správu zbierok a depozitárov sa zaoberá evidenciou pohybu jednotlivých ZP spravovaných inštitúciou (galériou) z dôvodu externých výpožičiek mimo inštitúcie ako aj interných výpožičiek a pohybov v rámci inštitúcie. Eviduje údaje o umiestnení ZP (dátumy, miesta, osoby, dokumenty) od momentu trvalého umiestnenia v mieste trvalej lokácie (depozitár) cez dočasné miesta uloženia, v ktorých sa postupne nachádza v priebehu výpožičiek (externý a interný pohyb), až po vrátenie ZP na miesto jeho trvalej lokácie. Umožňuje sledovať priebeh jednotlivých výpožičiek a interných pohybov ZP.
Typy ovládacích prvkov, ich funkcie a používanie ako aj typy položiek a zadávanie hodnôt do jednotlivých položiek, ktoré sa nachádzajú v pracovných formulároch (oknách) a záložkách, sú rovnaké ako v ostatných moduloch ISG-CEDVU a sú popísané v Príručke CEDVUv príručke ISG-CEDVU píručka pre používateľa.

1.1 Základné pojmy

Výpožička – proces, pri ktorom je ZP premiestnený mimo miesta svojej trvalej lokácie
Interná výpožička – výpožička, ktorá prebieha v priestoroch organizácie, ktorá spravuje premiestňovaný ZP
Externá výpožička – výpožička, ktorá prebieha mimo priestorov organizácie, ktorá spravuje premiestňovaný ZP
Trvalá lokácia – miesto (depozitár), kde má byť ZP uložený (uskladnený), ak nie je vypožičaný
Interný pohyb – proces, pri ktorom je ZP premiestnený v rámci už prebiehajúcej výpožičky na iné miesto, ako je uvedené v zázname o výpožičke
Záznam o výpožičke – záznam s údajmi o výpožičke zaznamenaný pomocou aktivity Správa pohybu diel vo formulári Vytvoriť nový pohyb diela
Záznam o trvalej lokácii – záznam s údajmi o trvalej lokácii zaznamenaný pomocou Správy záznamov vo formulári Editovať záznam (záložka Interný pohyb)
Záznam o Internom o internom pohybe – záznam s údajmi o internom pohybe zaznamenaný pomocou Správy záznamov vo formulári Editovať záznam (záložka Interný pohyb)

2. Evidencia pohybu zbierkových predmetov v ISG-CEDVU

2.1 Správa pohybu diel 

Po prihlásení do ISG-CEDVU a následnom kliknutí na ikonu Správa pohybu diel (v hornej lište v paneli pre rýchle spustenie) alebo po kliknutí na voľbu Aktivity – Správa pohybu diel (v hornej lište v hlavnom menu aplikácie) sa otvorí formulár s názvom Správa pohybu diel.


Formulár slúži na vyhľadávanie pohybov ZP (ďalej výpožičiek), ktoré boli zaevidované v tomto module na základe príkazov na vydanie ZP z depozitára a na prezeranie a editovanie vyhľadaných výpožičiek (záznamov o výpožičkách), na vytváranie nových záznamov o výpožičkách ako aj na vytváranie výstupov (podľa funkcie zvoleného tlačidla pod tabuľkou). Popis položiek a spôsob zápisu údajov do jednotlivých položiek je popísaný v časti 2.2.1 Popis a spôsob zápisu údajov do jednotlivých položiek formulára Vytvoriť nový pohyb diela. Spôsob vyhľadávania je podobný ako pri vyhľadávaní v katalogizačnom module (formulár Správa záznamov). Výsledkom vyhľadávania je riadkový zoznam výpožičiek (záznamov o výpožičke), ktoré spĺňajú podmienky vyhľadávania.
V záložke Interný pohyb v tabuľke Interné pohyby (Správa záznamov, formulár Pozrieť záznam alebo Editovať záznam) sa evidujú aj pohyby ZP, ktoré prebiehajú bez vystavenia príkazu na vydanie ZP v rámci prebiehajúcej výpožičky (napr. reštaurovanie). Tieto ZP boli už vydané na základe príkazu na vydanie ZP z depozitára pre účely výstavy.

...

Vytvorené – automaticky vypĺňané pole, ktoré zobrazuje meno používateľa, ktorý záznam vytvoril a dátum a čas, kedy bol záznam o pohybe (výpožička) vytvorený.
Zmenené – automaticky vypĺňané pole, ktoré zobrazuje meno používateľa, ktorý záznam zmenil a dátum a čas, kedy bol záznam o pohybe (výpožička) naposledy zmenený.
ID výpožičky – textové pole, do ktorého sa zapisuje identifikátor výpožičky. Spravidla je vytvorený podľa čísla príkazu na vydanie ZP z depozitára, na základe ktorého bola výpožička vytvorená (ak je číslo príkazu 1/2012, ID výpožičky bude 1/2012)
Organizácia – pole typu číselník. Slúži na zadanie názvu organizácie, ktorá vlastní alebo spravuje ZP, ktoré majú byť premiestnené na základe výpožičky.
Typ výpožičky – pole typu číselník. Ponúka možnosť výberu z možností: Interná výpožička, Externá výpožička, Dlhodobá výpožička, Úschova. Pre výpožičky v rámci inštitúcie (ZP sa v rámci výpožičky presúvajú v priestoroch organizácie v mieste sídla alebo v priestoroch vysunutých pracovísk) treba zadať hodnotu - Interná výpožička, pre výpožičky mimo inštitúcie – Externá výpožička, ak ZP majú byť vypožičané na dlhé obdobie (rámcovo roky) - Dlhodobá výpožička. V prípade potreby možno doplniť nové výrazy.
Účel výpožičky – pole typu číselník na zadanie hodnoty pre účel výpožičky. Ponúka možnosť výberu z možností: Odborné spracovanie, Ošetrenie, Prezentácia, Kultúrno-vzdelávacia akcia, Vedecké bádanie. V prípade potreby možno doplniť nové výrazy.
Udalosť – textové pole na presné alebo bližšie určenie udalosti, akcie, podujatia ap., na ktorú sa ZP požičiavajú (presúvajú). Ide najmä o názov výstavy, na ktorej budú ZP vystavované, názov prednášky, na ktorej budú diela prezentované, akciu akcia – fotenie, paspartovanie (odborné spracovanie) alebo reštaurovanie (Ošetrenie). Pre zápis názvu akcie je odporučený tvar akcia: názov akcie (výstava: Nové Slovensko alebo prednáška: Kto sa bojí Denisy Lehockej?)
Kontaktná osoba – textové pole na určenie osoby, ktorá je poverená zo strany vypožičiavateľa (organizácie, ktorá si diela požičiava) na komunikáciu a spoluprácu vo veci výpožičky. Zadáva sa v tvare Meno Priezvisko (prípadne aj telefonický kontakt alebo adresa).
Vypožičiavateľ – pole typu autorita na zadanie názvu vypožičiavateľa (organizácia alebo fyzická osoba, ktorá si ZP požičiava). Konkrétna hodnota sa zadáva výberom zo zoznamu autorít ISG-CEDVU. V prípade interných výpožičiek je vhodné vybrať hodnotu, ktorá reprezentuje organizačnú jednotku inštitúcie (konkrétne oddelenie), ak sa v zozname autorít názov inštitúcie a názvy organizačných jednotiek inštitúcie nachádzajú. V prípade externej výpožičky treba vybrať autoritu reprezentujúcu celú inštitúciu. Pokiaľ sa požadovaný názov v autorite nenachádza, na požiadanie ho doplní pracovník oddelenia CEDVU a digitálnych zbierok, možno ho zapísať do poľa Spresnenie (za poľom Vypožičiavateľ).
Spresnenie (za poľom Vypožičiavateľ) – textové pole na zápis spresňujúcich údajov k poľu Vypožičiavateľ.
Lokácia – pole typu tezaurus na zadanie miesta, na ktoré majú byť ZP premiestnené. Konkrétna hodnota sa zadáva výberom z hodnôt tezauru Geografická oblasť. Pokiaľ sa požadovaný názov (lokalita) v tezaure nenachádza, po požiadavke môže byť doplnený (centrálne v odd. CEDVU a digitálne zbierky)na požiadanie ho doplní pracovník oodelenia CEDVU a digitálnych zbierok. V prípade externých výpožičiek stačí vybrať požadovanú hodnotu z tezauru z úrovne mesta, v prípade interných výpožičiek je vhodné vybrať hodnotu z úrovne pod názvom inštitúcie, teda organizačnú jednotku (konkrétne oddelenie), ak sa v tezaure názov inštitúcie a prípadne jeho ďalšie hierarchické delenie nachádza.
Spresnenie (za poľom Lokácia) – textové pole na zápis spresňujúcich údajov k poľu Lokácia. Do tohto poľa sa zapisuje presnejšie určenie lokácie. Príklad: ZP vypožičané do GMB Bratislava a vystavené v Mirbachovom paláci: do poľa Lokácia sa vyberie hodnota Bratislava (v tezaure Geografická oblasť pod nadradeným termínom Slovensko) a do poľa Spresnenie sa zapíše Mirbachov palác.
Začiatok výpožičky – pole pre zápis dátumu začiatku výpožičky. Do poľa sa zapisuje dátum (v tvare DD.MM.RRRR alebo sa pridá výberom z kalendára), kedy sa výpožička začala. Pri vytváraní nového záznamu o výpožičke sa do tohto poľa dočasne zapíše dátum vystavenia príkazu na vydanie ZP z depozitára. V momente vydania ZP z depozitára bude tento dátum nahradený dátumom vydania ZP (na účel predmetnej výpožičky ) z depozitára (ak výpožička obsahuje viac predmetov zapíše sa dátum vydania prvého z nich).
Poznámka:
Za začiatok výpožičky sa považuje dátum, kedy bol z depozitára na účel predmetnej výpožičky vydaný ZP (prvý predmet, ak výpožička obsahuje viac predmetov).
Koniec výpožičky – pole pre zápis dátumu ukončenia výpožičky. Do poľa sa zapisuje dátum (v tvare DD.MM.RRRR alebo sa pridá výberom z kalendára), kedy bola výpožička ukončená. Za koniec výpožičky sa považuje dátum, kedy bol do depozitára vrátený ZP (posledný predmet, ak výpožička obsahuje viac predmetov) z predmetnej výpožičky. V špecifických prípadoch, keď sa diela od externého vypožičiavateľa vrátia späť do galérie, ktorá ich vypožičala, ale nie priamo do depozitára, sa za koniec výpožičky bude považovať tento dátum. Platí však, že do poľa Koniec výpožičky sa tento zapíše až po vrátení predmetov do depozitára.
Predpokladaný koniec – pole pre zápis dátumu predpokladaného ukončenia výpožičky. Do poľa sa zapisuje dátum (v tvare DD.MM.RRRR alebo sa pridá výberom z kalendára), kedy má byť podľa dokumentácie výpožička ukončená. Tento údaj je zapísaný na príkaze na vydanie ZP z depozitára v časti predpokladaná doba trvania dočasného premiestnenia. V prípade predĺženia výpožičky sa tento dátum nahradí dátumom predĺženia, ktorý bude uvedený na dodatku k zmluve o výpožičke.
Predĺženie výpožičky – pole pre zápis dátumu predĺženia výpožičky. Do poľa sa zapisuje dátum (v tvare DD.MM.RRRR alebo sa pridá výberom z kalendára), kedy bola výpožička predĺžená. Ak sa obe strany dohodnú na predĺžení doby výpožičky obyčajne je spísaný dodatok k zmluve o výpožičke. Dátum podpisu dokumentu sa zapíše do poľa Predĺženie výpožičky. Dátumom predĺženia uvedeným v dokumente sa nahradí pôvodná hodnota poľa Predpokladaný koniec.
Začiatok vystavovania – pole pre zápis dátumu začiatku vystavovania ZP. Do tohto poľa sa zapisuje dátum (v tvare DD.MM.RRRR alebo sa pridá výberom z kalendára) odkedy bol ZP vystavený. Je to v podstate dátum začatia výstavy alebo akcie, na ktorú bol predmet vypožičaný – prvý deň konania výstavy/akcie.
Koniec vystavovania – pole pre zápis dátumu konca vystavovania ZP. Do poľa sa zapisuje dátum (v tvare DD.MM.RRRR alebo sa pridá výberom z kalendára), dokedy bol ZP vystavený. Je to v podstate dátum ukončenia výstavy alebo akcie, na ktorú bol predmet vypožičaný – posledný deň konania výstavy/akcie.
Stav výpožičky – pole typu číselník na zadanie hodnoty, ktorá charakterizuje v akom stave sa výpožička nachádza. Ponúka možnosť výberu z možností: Pripravovaná, Prebieha, Ukončená. Stav Pripravovaná znamená, že výpožička je vo fáze prípravy, prebiehajú prípravné procesy (manuálne aj administratívne); ZP sú pripravované na vydanie z depozitára. Stav Prebieha znamená, že ZP (všetky alebo aspoň jeden) boli vydané z depozitára, prebehol proces odovzdania a prevzatia ZP. Stav Ukončená znamená, že všetky vypožičané ZP boli vrátené do depozitára.
Stanovisko UZ – textové pole ktoré slúžilo na zápis stanoviska úseku UZ k výpožičke. Momentálne sa nepoužíva.
Podmienky výpožičky – textové pole na zápis špecifických podmienok výpožičky. Tieto podmienky sú uvedené vo výpožičnej zmluve.
Súvisiace dokumenty – zložené pole vo forme tabuľky na zápis základných údajov o všetkých dokumentoch, ktoré súvisia s výpožičkou. S tabuľkou súvisia aj tlačidlá Nový a Odobrať. Tabuľka obsahuje polia Dokument, Číslo, Popis, Poznámka.
Po kliknutí na tlačidlo Nový sa otvorí formulár na výber druhu dokumentu (Pridať položku tezauru Typ diela).


V záložke Štruktúra treba kliknúť na + pred položkou dokumenty k evidencii pohybu diel a zo zoznamu vybrať zodpovedajúci názov dokumentu (kliknutím na štvorček pred požadovaným výrazom) a stlačiť tlačidlo Vybrať. Týmto spôsobom sa dostane do tabuľky hodnota poľa Dokument. Ostatné polia sú textové, takže hodnoty sa zadávajú kliknutím na pole a zapísaním textového výrazu. Do poľa Číslo sa zapisuje číslo dokumentu (ako je uvedené na papierovej alebo elektronickej podobe dokumentu), ak dokument nie je číslovaný, zapíše sa tam písmeno „k" a za medzeru ID výpožičky (napr.: k 10/2012). Do poľa Popis sa môže zapísať (ak je to potrebné) doplňujúci popis k názvu dokumentu, prípadne, ak má dokument aj iné číslovanie a podobne. Do poľa Poznámka sa môže napísať doplňujúci text k dokumentu.


Poznámka – textové pole na zápis poznámok k výpožičke. Doň možno zapísať informácie o tom, že ZP budú ešte reštaurované alebo fotené (pred tým ako sa dostanú na miesto určené v poli Lokácia), prípadne, ak sa predmety nevrátili do depozitára a priamo boli premiestnené na iné miesto – údaje, ktoré sa budú zaznamenávať v interných pohyboch priamo na zázname o diele, alebo tam treba zapísať inventárne čísla ZP, ktoré inštitúcia spravuje, ale nie sú zapísané v ISG-CEDVU a majú byť požičané v rámci predmetnej výpožičky, alebo aj čísla zbierkových predmetov, ktoré boli vyradené z pôvodného zoznamu ešte pred ich vydaním z depozitára.

...

Po označení ZP v tabuľke a kliknutí na tlačidlo Editovať sa zobrazí formulár Editovať výpožičku diela


Položky vo formulári sú rozdelené do troch častí. V hornej sa nachádzajú položky obsahujúce z časti obsahujúce  sčasti popisné údaje o ZP a údaje o jeho stave a sumách. Sú to Dielo, Zápožičná suma, Poistná suma, Kurátor, Stanovisko kurátora, Stav diela pred, Stav diela po. V strednej časti (Požičanie) sa nachádzajú položky zaznamenávajúce údaje o odovzdaní ZP z depozitára. Sú to Dielo odovzdal, Dielo prevzal, Dátum odovzdania. V spodnej časti (Vrátené/Presunuté) sa nachádzajú položky zaznamenávajúce údaje o vrátení ZP do depozitára. Sú to Dielo prevzal, Dielo odovzdal, Dátum vrátenia/presunu.
Naspodku formulára sa nachádzajú tlačidlá Potvrď (potvrdenie údajov), Help (pomoc), Zavrieť (zatvorenie formulára bez potvrdenia údajov).
Dielo – základné údaje o ZP v tvare inventárne číslo a názov. Sú načítané automaticky so záznamu o diele v ISG-CEDVU.
Zápožičná suma – textové pole na zápis hodnoty zápožičnej sumy v tvare suma a mena (150,- €). Je to suma, ktorá bola požadovaná ako odplata za vypožičanie ZP. Vo veľkej väčšine prípadov sa nevyžaduje – vypožičanie je bezplatné.
Poistná suma – textové pole na zápis hodnoty poistnej sumy v tvare suma a mena (150,- €). Je to suma, ktorá je určená pre prípad poškodenia alebo straty ZP v priebehu výpožičky.
Kurátor – pole typu číselník na výber kurátora ZP.
Stanovisko kurátora – textové pole na zápis stanoviska kurátora k vypožičaniu ZP. Odporúča sa zapisovať v tvare súhlas alebo nesúhlas. Predpokladá sa, že pri vytváraní príkazu na vydanie ZP z depozitára bude k dispozícii zoznam predmetov schválený kurátorom a teda stanovisko bude súhlasné.
Stav diela pred – textové pole na stručný popis stavu diela pred vypožičaním. Odporúča sa použiť výrazy dobrý, zlý, dielo poškodené.
Stav diela po – textové pole na stručný popis stavu diela pri vrátení. Odporúča sa použiť výrazy dobrý, zlý, dielo poškodené. V prípade potreby zaznamenania podrobnejšieho popisu stavu diela možno informáciu uviesť v poli Poznámka k stavu dela v zázname o diele (formulár Editovať záznam – Životný cyklus)
Časť požičanie
Dielo odovzdal - textové pole na zápis mena a priezviska osoby, ktorá vydala ZP z depozitára, prípadne osoby, ktorá ho odovzdala na ďalší presun bez jeho návratu do depozitára.
Dielo prevzal - textové pole na zápis mena a priezviska osoby, ktorá prevzala ZP od osoby, ktorá vydala ZP z depozitára, prípadne osoby, ktorá ho odovzdala na ďalší presun bez jeho návratu do depozitára.
Dátum odovzdania - špeciálne pole na zápis dátumu, kedy bol ZP odovzdaný osobou zapísanou v poli Dielo odovzdal osobe zapísanej v poli Dielo prevzal. Dátum možno zapísať voľným textom (v tvare DD.MM.RRRR) alebo požadovaný dátum vybrať v okne s kalendárom.
Časť vrátené/Presunuté
Dielo prevzal - textové pole na zápis mena a priezviska osoby, ktorá prevzala ZP pri vrátení do depozitára (alebo pred jeho ďalším presunom bez jeho návratu do depozitára) od osoby, ktorej meno a priezvisko je zapísané v poli Dielo odovzdal.
Dielo odovzdal - textové pole na zápis mena a priezviska osoby, ktorá ZP odovzdala pri vrátení z výpožičky osobe, ktorá ho vráti do depozitára (alebo odovzdá na ďalší presun bez jeho návratu do depozitára).
Dátum vrátenia/presunu - špeciálne pole na zápis dátumu, kedy bol ZP pri vrátení z výpožičky odovzdaný osobou zapísanou v poli Dielo odovzdal osobe zapísanej v poli Dielo prevzal. Dátum možno zapísať voľným textom (v tvare DD.MM.RRRR) alebo požadovaný dátum vybrať v okne s kalendárom.
Údaje, ktoré sú rovnaké pre viaceré ZP sa dajú zapísať hromadne pomocou tlačidla Šablóna. Pred použitím tohto tlačidla treba najskôr označiť záznamy, do ktorých ideme rovnaké hodnoty zapísať (rovnakým spôsobom ako v aplikáciách vo Windows – pomocou kláves Ctrl alebo Shift a klikaním na ľavé tlačidlom myši). Po kliknutí na tlačidlo Šablóna sa otvorí formulár pre vstup údajov, v ktorom sa vyplnia polia so zhodnými údajmi a potvrdia tlačidlom Aplikovať naspodku formulára. Údaje sa doplnia do všetkých označených záznamov. O dokončení operácie a o počte upravených záznamov upozorní informačné okno.

...

Následne tlačidlom Pridať súbor sa pripojí k záznamu konkrétny súbor s predmetným dokumentom v elektronickej podobe. Samotný súbor sa vytvorí naskenovaním papierového originálu (najlepšie PDF prípadne JPG formát), môže ísť o pôvodný elektronický dokument (napr. vytvorený v MS WORD, Open Office a pod.) prevedený do PDF formátu (prípadne v pôvodnom formáte). Názov takého dokumentu sa tvorí podľa presne stanovených pravidiel, ktoré sú popísané v dokumente PRAVIDLÁ PRE POMENOVANIE SÚBOROV
Tlačidlo Potvrď slúži na potvrdenie vykonaných zmien a uloženie záznamu. 

5. Vyhľadávanie záznamov o výpožičkách a záznamov o dielach v súvislosti s evidenciou pohybu diel (formulár Správa pohybu diel) 

5.1 Vyhľadávanie záznamov o výpožičkách

...