Pre potreby evidencie počtu zbierkových predmetov, katalogizácie (napr. ak je praktickejšie popísať časti ako samostatné záznamy), správy zbierok (napríklad pohyb alebo vystavenie len časti diela) a správy digitálnych záznamov je potrebné zvážiť rozpis zbierkových predmetov na záznam pre celok a pre jeho časti. Pravidlá sa líšia podľa jednotlivých výtvarných druhov alebo typov diel. Pre zápis častí, pri ktorých sa opakujú viaceré údaje na zázname, je vhodné použiť funkciu Kópia.
Záznam pre celok popisuje celý nosič (Stav záznamu: dielo katalogizované) - povinné
Záznamy častí popisujú jednotlivé diela, napríklad nátlačky z viacerých štočkov na jednom grafickom liste (Stav záznamu: pomocný záznam) - voliteľné
príklad
Záznam pre celok popisuje celý skicár, album (resp. jeho obal) - povinné. Stav záznamu: dielo katalogizované
Záznamy pre časti popisujú jednotlivé listy - povinné. Stav záznamu: pomocný záznam
SGB G 8369 (celok - album)
SGB G 8369/a (časť - samostatný list)
SGB G 8369/b (časť - samostatný list)
Predná strana a zadná strana môžu mať samostatné záznamy (odlíšené napr. /a /b) Stav diela: pomocný záznam
Možné vytvoriť len jeden záznam (/a,b) Stav diela: Dielo katalogizované
SNG K 52/a (časť - predná strana)
SNG - K 52/b (časť - zadná strana)
Záznam pre celok popisuje jednotlivé časti ako celok (Stav záznamu: pomocný záznam) - voliteľné
Záznamy pre časti popisujú jednotlivé časti diela, napríklad časti maľby, z ktorých sa pri inštalácii sklada celok (Stav záznamu: dielo katalogizované) - povinné
SNG O 6938/a,b (celok)
SNG O 6938/a (časť)
SNG O 6938/b (časť)
Príklad: oltár
príklad
Záznam pre celok popisuje všetky časti (Stav záznamu:pomocný záznam) - ak boli diela nafotené spolu, tak povinné
Záznamy pre časti popisujú jednotlivé predmety (Stav záznamu: dielo katalogizované) - povinné
UP-T 102/1-12 (celok - súprava 12 kusov)
SNG UP-T 102/1 (časť - vidlička)
SNG UP-T 102/7 (časť - nožík)
Záznam pre celok popisujú jednotlivé časti ako celok (Stav záznamu: dielo katalogizované) - povinné
Záznamy pre časti popisujú časti, ktoré je potrebné evidovať samostatne (Stav záznamu: pomocný záznam) - voliteľné
SNG IM 301/1-7 (celok - 7 filatelistických albumov)